Migratie Google Apps naar Office 365

Inleiding

Afgelopen weekend heeft Mixit voor een klant een migratie uitgevoerd vanuit “Google Apps” naar  “Office 365”. Om dit te doen is gebruik gemaakt van een cloud migratie tool “Migrationwiz”. In deze blog meer over de uitdagingen die wij tegen kwamen.

Situatie schets

De klant maakte gebruik van Google Apps maar wilde graag migreren naar Office 365 ten behoeve van mail. De klant maakte al gebruik van een gefedereerde Office 365 omgeving. Hierdoor kunnen gebruikers inloggen met hun windows account.

Tevens is er een “on premise” Exchange omgeving in deze Active Directory aanwezig. In deze Exchange omgeving zitten nog mailboxen die gebruik maken van hetzelfde e-mail domein die ook bij Google Apps wordt gebruikt. Tevens waren mailboxen aanwezig waarop een forward stond geplaatst naar de Google Apps omgeving. Hiervoor is gekozen om de mogelijkheid te bieden om in agenda’s van collega’s te kijken die niet naar Google Apps waren gemigreerd.

De migratie bestond uit de volgende stappen: voorbereidingen, data migratie en aanpassen van de huidige “on premise” Exchange omgeving.

Google Apps

Google Apps is een pakket Google-toepassingen waarin essentiële services voor bedrijven zijn samengebracht. Google Apps is een gehoste service waarmee bedrijven, scholen en instellingen verschillende Google-producten kunnen gebruiken, waaronder Gmail, Google Documenten, Google Agenda en Google Talk, via een uniek domein.

Office 365

Office 365 is een online platform van Microsoft en de opvolger van BPOS (Business Productivity Suite Online). Concreet komt het er op neer dat bekende Microsoft producten zoals Exchange, Office, SharePoint en Lync samen als online dienst beschikbaar zijn voor klanten. Het geeft je zo via je browser toegang tot mail, gebruik van Word, Excel, PowerPoint en OneNote, omgevingen waar je kunt samenwerken en documenten beheren, chatten en video meeting.

MigrationWiz

MigrationWiz is een cloud-based migratiedienst. U hoeft als bedrijf geen hardware of software aan te schaffen om gebruik te kunnen maken van deze migratiedienst. Deze migratiedienst kan  honderdduizenden gelijktijdige migraties uitvoeren van verschillende e-mail platformen.

Voorbereiding Office 365

Tijdens de voorbereidingen zijn de mailboxen op de Office 365 omgeving aangemaakt. Doordat het om een gefedereerde omgeving ging waarbij de mailboxen nog “on premise” stonden is er voor gekozen om de eerste fase van een “on premise Exchange migratie” uit te voeren. Daarin zijn de mailboxen op Office 365 aangemaakt. Doordat de juiste e-mail adressen op “on premise” mailboxen aanwezig waren, werden deze automatisch gevuld in de nieuwe Office 365 mailboxen. Er is op de Office 365 omgeving een tijdelijke gebruiker aangemaakt. Met een powershell script heeft deze gebruiker “full access”  rechten gekregen op de nieuwe mailboxen. Ook krijgen de gebruikers van de nieuwe mailboxen de juiste Office 365 licenties. Het is mogelijk om een nieuwe mailbox te creëren zonder hiervoor een Office 365 licentie te gebruiken.

Voorbereiding MigrationWiz

Bij MigrationWiz is bij het migratie console een connector gedefinieerd. In deze connector is gekozen voor een “administrative migration”. Dit wil zeggen dat aan de Google Apps kant doormiddel van OAuth sleutel de mailboxen worden gelezen en bij Office 365 door middel van de migratie gebruiker wordt geschreven. Nadat deze connector was gemaakt is er een proefmigratie uitgevoerd van zowel een gebruikersmailbox als een groepsmailbox. Hierna is een bestand gemaakt waarin alle te migreren mailboxen stonden. Dit bestand is geïmporteerd in de aangemaakte connector.

Data migratie

Voordat de data migratie wordt uitgevoerd, is de routering van e-mail aangepast. Hiervoor is het MX record aangepast zodat de e-mail niet meer bij Google Apps wordt afgeleverd maar bij Office 365. Na een aantal uren is de routering getest en kon worden vastgesteld dat de MX record aanpassing werkt en de de e-mail bij Office 365 wordt afgeleverd. Hierna zijn de geïmporteerde mailboxen geselecteerd en is de optie migratie gekozen.

Aanpassen van de  huidige “on premise” Exchange omgeving

Op elke mailbox van Office 365 komt automatisch een @xxx.onmicrosoft.com e-mail adres. Dit e-mail adres wordt op de betreffende “on premise” mailbox geplaatst op het “TargetAddress” in de Active Directory. Het voordeel hiervan is dat e-mail rechtstreeks wordt doorgestuurd zonder dat het op de “on premise” mailbox wordt afgeleverd. Tevens is bij dit scenario het forward adres niet zichtbaar met de normale Exchange beheer consule zodat het niet makkelijk te verwijderen is. Na een maand worden de mailboxen verwijderd op de “on premise” kant en zullen er contactpersonen voor worden gemaakt.

Conclusie en lessons learned

Een migratie van Google Apps naar Office 365 is goed uit te voeren. Zoals bij elke migratie geldt

⅔ van de tijd is voor de voorbereiding en ⅓ van de tijd is voor de eigenlijke migratie. Ook het goed testen van de migratie voorkomt veel problemen. In dit geval diende nog rekening te worden gehouden met nog een aanwezige “on premise” Exchange omgeving en een dirsync die automatisch Office 365 account velden aanpast.

Nieuwe service-update voor SharePoint Online

Office 365

Office 365 is de online productiviteitsdienst van Microsoft en de opvolger van BPOS (Business Productivity Suite Online). Concreet komt het er op neer dat bekende Microsoft producten zoals Exchange, Office, SharePoint en Lync samen als online dienst beschikbaar zijn voor klanten. Het geeft je zo via je browser toegang tot mail, gebruik van Word, Excel, PowerPoint en OneNote, omgevingen waar je kunt samenwerken en document beheren, chatten en video meeting.

SharePoint Online

SharePoint 2010 wordt bij Office 365 aangeboden als online service. Hierdoor wordt het mogelijk voor uw organisatie om te werken in de cloud. Met SharePoint Online kunt u sites maken om documenten en informatie te delen met collega’s en klanten.

SharePoint Online bevat de volgende functionaliteit:

• Beheert en deelt belangrijke documenten met collega’s;
• Deelt persoonlijke ideeën en statusupdates met collega’s en houdt teams synchroon en beheert belangrijke projecten;
• Vindt gemakkelijk belangrijke documenten en personen;
• Blijft op de hoogte van bedrijfsinformatie en -nieuws;
• Maakt Microsoft Office-documenten en bewaart deze rechtstreeks in SharePoint Online;
• Beschermt vertrouwelijke informatie met machtigingen op document niveau;
• Opent belangrijke documenten offline via SharePoint Workspace;
• Activeert real-time communicatie met collega’s binnen SharePoint Online;
• Eén console voor het implementeren, beheren en bewaken van services voor een eenvoudiger beheer.

Service Update

De SharePoint-upgrade begint in de komende 24 tot 48 uur en wordt binnen tien dagen voltooit. U zult in principe niet merken dat er een upgrade wordt uitgevoerd: alle aspecten van SharePoint Online blijven normaal werken. Er zullen tijdens het upgradeproces alleen twee geplande alleen-lezenperioden zijn, die normaal in totaal minder dan 30 minuten zullen duren.

Eindgebruikers en beheerders zullen weinig van deze upgrade merken tijdens de upgradeperiode van tien dagen. Tijdens de eerste alleen-lezenperiode ligt de nadruk op het upgraden van de infrastructuur van uw inhoudsdatabase. Tijdens de tweede alleen-lezenperiode komen de specifieke services aan de orde, zoals taxonomie, zoeken en gebruikersprofiel.

Onderstaande tabel beschrijft de nieuwe functies in SharePoint Online met deze service-update:

Functie	Beschrijving
Business Connectivity Services (BCS) <WCF-connector>	Met deze functie is het mogelijk verbinding te maken met externe systemen via webservice-eindpunten.
Extern delen: Windows LiveID-ondersteuning	Hiermee kunnen Office 365 beheerders externe gebruikers uitnodigen om gebruik te maken van een siteverzameling. Ze melden zich aan met een Windows Live ID-gebruikersnaam en -wachtwoord.
Windows Phone 7 ‘Mango’ (officiële ondersteuning en HTTP-connectiviteit)	Met Windows Phone 7.5, codenaam ‘Mango’, hebben nu zowel klanten van kleine bedrijven als grote ondernemingen toegang tot SharePoint Online-lijsten en -documentbibliotheken vanaf hun Windows Phone.
Prullenbak: self-servicefunctie voor het terugzetten van verwijderde sites	Met deze self-servicefunctie kunnen sites worden teruggezet vanuit de prullenbak van een siteverzameling.
Browserondersteuning: Internet Explorer 9	Hiermee wordt de officiële ondersteuning voor de browser Internet Explorer 9 (IE9) toegevoegd.
Browserondersteuning: Chrome	Hiermee wordt de officiële ondersteuning voor de browser Chrome toegevoegd.

 

Wat betekent deze update

Via Microsoft Business Connectivity Services (BCS) worden SharePoint-sites geïntegreerd met andere externe bedrijfstoepassingen. Met Business Connectivity Services kunt u lees- en schrijfverbindingen tussen SharePoint-sites en externe gegevens in lijsten maken en externe gegevens in webonderdelen op SharePoint-sites weergeven. Bij Office 365 is deze functionaliteit alleen beschikbaar voor klanten die een Enterprise abonnement hebben genomen.

Het is nu mogelijk om snel een SharePoint Online site te delen met een externe gebruiker. Bijvoorbeeld om een klant tijdelijk informatie over een product te geven zonder dat deze informatie op de publieke website te plaatsen.

Gebruikers van Windows Phone 7 hebben nu de mogelijkheid om informatie te bekijken en te bewerken vanuit SharePoint Online op hun telefoon.

Als er binnen SharePoint Online per ongeluk een site was verwijderd dan moest hiervoor een service request worden gemaakt om de site weer terug te krijgen. Met deze update is het mogelijk om site zelfstandig terug te plaatsen.

Bij de lancering van Internet Explorer 9.0 ontstonden compatibiliteits problemen. Met deze update zijn deze problemen verholpen. Tevens wordt nu ook de Chrome browser ondersteunt.

Lancering Office 365

Op woensdagmiddag 28 juni 2011 om 16:00 uur Nederlandse tijd is Office 365 uit de bèta fase gekomen. Hiermee is Office 365 nu officieel beschikbaar voor de wereld.  Office 365 is de online productiviteitsdienst van Microsoft en de opvolger van BPOS (Business Productivity Suite Online). Concreet komt het er op neer dat bekende Microsoft producten als Exchange, Office, SharePoint en Lync samen als online dienst beschikbaar zijn voor klanten. Het geeft je zo via je browser toegang tot mail, gebruik van Word, Excel, PowerPoint en OneNote, omgevingen waar je kunt samenwerken en document beheren, chatten en video meeting. Afhankelijk van de licentiekeuze worden de verschillende producten en functionaliteiten beschikbaar:
 
1. Een versie tot 25 gebruikers
Met de versie tot 25 gebruikers heb je toegang Exchange, SharePoint en Lync (met enkele beperkingen) en tot Office Web Apps, de online versie van de Office Suite (Excel, Word, PowerPoint en OneNote) voor een prijs van € 5,25 per gebruiker, per maand.
 
2. Een versie voor meer dan 25 werknemers
Met de grote versie zijn er verschillende mogelijkheden om het basispakket uit te breiden met onder meer met integratie met telefoniediensten en het gebruik van Office Professional Plus. Voor dat laatste geldt overigens niet dat de volledige suite in de cloud beschikbaar is, maar je koopt het recht om het lokaal te installeren. Deze Office 365 versie varieert van € 9,00 tot € 25,50.
 
De individuele producten zijn tenslotte ook individueel af te nemen, maar dat is prijstechnisch minder aantrekkelijk dan de keuze voor een gebundelde versie.
 
Mixit is benoemd tot Cloud Accelerate Partner van Microsoft en heeft daarmee alle kennis en expertise in huis om organisaties te helpen bij hun stap naar de cloud met Office 365. Met de bèta versie van Office 365 hebben we inmiddels al een project gedaan.

Google Chrome OS

Vanaf midden juni komen de eerste Chromebooks in Nederland beschikbaar. De leveranciers Samsung en Acer zullen met de eerste modellen komen. Google kiest met het Chrome OS voor een nieuwe benadering van het besturingssysteem. In het kort komt het er op neer dat de Chrome webbrowser bovenop het besturingssysteem komt te draaien. In plaats van een desktop is er nu een browser. Vanuit de browser worden verschillende toepassingen beschikbaar gesteld.

Met het Google Chrome OS komen de volgende toepassingen onder andere beschikbaar: e-mail, kalender, contactpersonen, Google Docs en audio/video speler. Deze toepassingen werken ook als er geen internetverbinding beschikbaar is. Vanuit de Google Chrome App store zijn meer toepassingen te vinden. De mogelijke data die lokaal worden gebruikt zullen versleutelt op soled state disk worden geplaatst. Door het besturingssysteem klein te houden en gebruik te maken van snelle “Solid State Disken” (SSD) is het mogelijk om binnen acht seconden op te starten.

De Chromebooks worden door Google op basis van huur aangeboden. Mocht een Chromebook kapot gaan dan wordt deze gratis vervangen. Ook zorgt Google ervoor dat de software updates automatisch worden uitgevoerd. Tevens is het mogelijk centraal af te dwingen welke toepassingen gebruikt mogen worden. Ook zijn hardware beleidsinstellingen mogelijk om bijvoorbeeld het gebruik van een webcam niet toe te staan.

Wat kunnen de Chromebooks voor de zakelijk markt betekenen? Vooral bedrijven die veel gebruik maken van web applicaties kunnen een Chromebook als alternatief gaan gebruiken. Veel ICT kosten zitten in het beheer van werkplekken. Bij een standaard oplossing waarbij een werkplek gekoppeld is aan een domein voor zijn authenticatie zijn centrale servers aanwezig. Bij een Chromebook vind de authenticatie plaats op basis van een cloud dienst. Bij het uitrollen van software en patches wordt vaak gebruik gemaakt van een centrale server.

De servers voor authenticatie en software distributie zijn niet meer nodig bij het gebruik van een Chromebook die gekoppeld is aan een Google Apps for business omgeving. Bedrijven die aan het kijken zijn naar een volledige cloud gebaseerde oplossing zullen Google Apps for Business in combinatie met Chromebook als een mogelijke oplossing vinden.