Cloud wordt vaak gezien als middel om bijvoorbeeld een bereikbaarheidsvraagstuk op te lossen. Maar is de cloud een doel op zich of is het alleen een mogelijke technische oplossing?
Bij een bereikbaarheidsvraagstuk gaat het bijvoorbeeld om het kunnen vinden van je collega’s en kijken of ze beschikbaar zijn. Ik ken veel projecten uit de praktijk waarbij het aan de voorkant goed geregeld is maar aan de achterkant niet. Gebruikers krijgen de technologische oplossingen aangeboden maar gebruiken ze niet of verkeerd. Onlangs was ik in gesprek met een bedrijf in de detailhandel. De ICT-manager maakte mij aan het begin van het gesprek duidelijk dat hij naar de cloud wilde migreren. Hij stond namelijk ook voor de investering om zijn huidige infrastructuur (Exchange en Lync) te vervangen omdat beiden alleen op het interne netwerk te gebruiken waren.
Dit bedrijf maakte al gebruik van Microsoft Lync Server. Daarmee hadden ze in principe al de mogelijkheid om de beschikbaarheid van collega’s te zien en met elkaar te chatten en te bellen. Toen nader werd bekeken hoe Lync gebruikt werd, bleek dat een deel van de gebruikers de Lync client ‘s morgens meteen afsloot en het andere deel de status direct op “bezet” plaatste voor de rest van de dag. De mogelijkheden waren al binnen handbereik maar werden niet gebruikt.
Het antwoord op de vraag waarom dit bedrijf naar cloud wilde migreren was: “om het bereikbaarheidsvraagstuk op te lossen”. Hiermee wordt duidelijk dat het verstandig is om eerst goed te onderzoeken wat je doelstelling is en wat je wilt bereiken. Bij de start van een project moet je bijvoorbeeld weten wat het bedrijfsbeleid is voor bereikbaarheid. Voor deze klant was adoptie ook al een oplossing geweest voor het beantwoorden van het bereikbaarheidsvraagstuk. Immers deze organisatie wilde vooral elkaar beter kunnen vinden en beter kunnen bereiken. Daarom stelden wij voor om niet alleen naar te cloud te gaan maar ook te investeren in training die het gebruik van technologische oplossingen door de gebruikers stimuleert.
Wij proberen in aanvullende gesprekken en tijdens workshops te achterhalen welke beweegredenen er zijn om naar de cloud te willen. Tijdens de workshop brengen we de functionele wensen in kaart van de verschillende gebruikers. Dit kunnen hele simpele zaken zijn zoals thuis e-mail kunnen lezen of ingewikkelder bijvoorbeeld het kunnen bellen met je laptop. Bij het in kaart brengen van de wensen kijken wij naar de producten die dagelijks worden gebruikt zoals e-mail, chat, agenda en documenten. De deelnemers aan een dergelijke workshop zijn een dwarsdoorsnede van de medewerkers van het bedrijf. Het zijn niet alleen mensen met een technische achtergrond maar ook management, secretaresses et cetera. Zo krijgen we een goed beeld van de werkelijke behoefte van een organisatie. Pas dan gaan we kijken een manier om deze te vervullen.
Bij Nexct voeren we samen met partners en opdrachtgevers de regie over de initiatieven die technologie koppelen aan concrete bedrijfsprocessen. Met als doel het verbeteren van communicatie en samenwerking. De kracht van de cloud zit niet altijd in verlaging van de kostprijs, deze kan soms zelf hoger zijn, maar vooral in de opbrengst: het aanbieden van nieuwe functionaliteit en die sneller beschikbaar maken. Als wij kijken naar het bovenstaande scenario kan cloud het beschikbaarheidsvraagstuk ondersteunen, maar is het daarvoor geen doel op zich.
