Migratie Google Apps naar Office 365
Inleiding
Afgelopen weekend heeft Mixit voor een klant een migratie uitgevoerd vanuit “Google Apps” naar “Office 365”. Om dit te doen is gebruik gemaakt van een cloud migratie tool “Migrationwiz”. In deze blog meer over de uitdagingen die wij tegen kwamen.
Situatie schets
De klant maakte gebruik van Google Apps maar wilde graag migreren naar Office 365 ten behoeve van mail. De klant maakte al gebruik van een gefedereerde Office 365 omgeving. Hierdoor kunnen gebruikers inloggen met hun windows account.
Tevens is er een “on premise” Exchange omgeving in deze Active Directory aanwezig. In deze Exchange omgeving zitten nog mailboxen die gebruik maken van hetzelfde e-mail domein die ook bij Google Apps wordt gebruikt. Tevens waren mailboxen aanwezig waarop een forward stond geplaatst naar de Google Apps omgeving. Hiervoor is gekozen om de mogelijkheid te bieden om in agenda’s van collega’s te kijken die niet naar Google Apps waren gemigreerd.
De migratie bestond uit de volgende stappen: voorbereidingen, data migratie en aanpassen van de huidige “on premise” Exchange omgeving.
Google Apps
Google Apps is een pakket Google-toepassingen waarin essentiële services voor bedrijven zijn samengebracht. Google Apps is een gehoste service waarmee bedrijven, scholen en instellingen verschillende Google-producten kunnen gebruiken, waaronder Gmail, Google Documenten, Google Agenda en Google Talk, via een uniek domein.
Office 365
Office 365 is een online platform van Microsoft en de opvolger van BPOS (Business Productivity Suite Online). Concreet komt het er op neer dat bekende Microsoft producten zoals Exchange, Office, SharePoint en Lync samen als online dienst beschikbaar zijn voor klanten. Het geeft je zo via je browser toegang tot mail, gebruik van Word, Excel, PowerPoint en OneNote, omgevingen waar je kunt samenwerken en documenten beheren, chatten en video meeting.
MigrationWiz
MigrationWiz is een cloud-based migratiedienst. U hoeft als bedrijf geen hardware of software aan te schaffen om gebruik te kunnen maken van deze migratiedienst. Deze migratiedienst kan honderdduizenden gelijktijdige migraties uitvoeren van verschillende e-mail platformen.
Voorbereiding Office 365
Tijdens de voorbereidingen zijn de mailboxen op de Office 365 omgeving aangemaakt. Doordat het om een gefedereerde omgeving ging waarbij de mailboxen nog “on premise” stonden is er voor gekozen om de eerste fase van een “on premise Exchange migratie” uit te voeren. Daarin zijn de mailboxen op Office 365 aangemaakt. Doordat de juiste e-mail adressen op “on premise” mailboxen aanwezig waren, werden deze automatisch gevuld in de nieuwe Office 365 mailboxen. Er is op de Office 365 omgeving een tijdelijke gebruiker aangemaakt. Met een powershell script heeft deze gebruiker “full access” rechten gekregen op de nieuwe mailboxen. Ook krijgen de gebruikers van de nieuwe mailboxen de juiste Office 365 licenties. Het is mogelijk om een nieuwe mailbox te creëren zonder hiervoor een Office 365 licentie te gebruiken.
Voorbereiding MigrationWiz
Bij MigrationWiz is bij het migratie console een connector gedefinieerd. In deze connector is gekozen voor een “administrative migration”. Dit wil zeggen dat aan de Google Apps kant doormiddel van OAuth sleutel de mailboxen worden gelezen en bij Office 365 door middel van de migratie gebruiker wordt geschreven. Nadat deze connector was gemaakt is er een proefmigratie uitgevoerd van zowel een gebruikersmailbox als een groepsmailbox. Hierna is een bestand gemaakt waarin alle te migreren mailboxen stonden. Dit bestand is geïmporteerd in de aangemaakte connector.
Data migratie
Voordat de data migratie wordt uitgevoerd, is de routering van e-mail aangepast. Hiervoor is het MX record aangepast zodat de e-mail niet meer bij Google Apps wordt afgeleverd maar bij Office 365. Na een aantal uren is de routering getest en kon worden vastgesteld dat de MX record aanpassing werkt en de de e-mail bij Office 365 wordt afgeleverd. Hierna zijn de geïmporteerde mailboxen geselecteerd en is de optie migratie gekozen.
Aanpassen van de huidige “on premise” Exchange omgeving
Op elke mailbox van Office 365 komt automatisch een @xxx.onmicrosoft.com e-mail adres. Dit e-mail adres wordt op de betreffende “on premise” mailbox geplaatst op het “TargetAddress” in de Active Directory. Het voordeel hiervan is dat e-mail rechtstreeks wordt doorgestuurd zonder dat het op de “on premise” mailbox wordt afgeleverd. Tevens is bij dit scenario het forward adres niet zichtbaar met de normale Exchange beheer consule zodat het niet makkelijk te verwijderen is. Na een maand worden de mailboxen verwijderd op de “on premise” kant en zullen er contactpersonen voor worden gemaakt.
Conclusie en lessons learned
Een migratie van Google Apps naar Office 365 is goed uit te voeren. Zoals bij elke migratie geldt
⅔ van de tijd is voor de voorbereiding en ⅓ van de tijd is voor de eigenlijke migratie. Ook het goed testen van de migratie voorkomt veel problemen. In dit geval diende nog rekening te worden gehouden met nog een aanwezige “on premise” Exchange omgeving en een dirsync die automatisch Office 365 account velden aanpast.
